Biuletyn Informacyjny Urzędu Miasta w Jaśle

Budowa Społeczeństwa Informacyjnego w Gminie Miasto Jasło to kolejne zadanie realizowane przez władze miasta w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego „Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego”. Projekt zakłada poprawę istniejącej infrastruktury informatycznej na terenie Jasła i obejmuje działania usprawniające funkcjonowanie Urzędu Miasta i Miejskiej Biblioteki Publicznej. W ramach zadania utworzone będzie także 11 Publicznych Punktów Dostępu do Internetu, stworzony będzie System Informacji Lokalnej i uruchomiony e-Urzęd.
Projekt wpłynie pozytywnie na poprawę warunków ekonomicznych i atrakcyjności inwestycyjnej: usprawni przepływ informacji i załatwianie spraw przez wiele kanałów informacyjnych w tym Internet. Nastąpi poprawa efektywności pracy administracji i wzrost kompetencji pracowników. System Informacji Lokalnej, e-Urząd, strona WWW umożliwi promocję i sprawny przepływ informacji na zewnątrz do firm, inwestorów, mieszkańców informując o „przyjaznym Urzędzie” systemach ulg i zwolnień z podatków lokalnych.
System Informacji Przestrzennej to bezpośrednia już przetworzona informacja np. o terenach inwestycyjnych, działkach budowlanych, ich sąsiedztwie, wskazując kierunki atrakcyjności inwestowania. Nowe formy komunikacji elektronicznej umożliwią np. kontakt z Urzędem osobom przebywającym za granicą kraju, budują relacje partnerskie pomiędzy Firmami i organizacjami w kraju i zagranicą, umożliwią kontakt do globalnych zasobów Internetu .
Całkowity koszt projektu to 1 621 677 PLN, a finansowany jest w 75% z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i w 25% ze środki własnych gminy.

UMJ kupi 8 programów informatycznych poprawiających funkcjonowanie komórek organizacyjnych w Urzędzie oraz 3 systemy poprawiające funkcjonowanie Urzędu: GIS – System Informacji Przestrzennej, System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, System do obsługi sesji Rady Miasta oraz dla potrzeb Miejskiej Biblioteki Publicznej – jednostki organizacyjnej podległej Miastu - nowoczesnego systemu do obsługi biblioteki, który funkcjonował będzie w międzynarodowym formacie baz danych.
Bezpłatne Publiczne Punkty Dostępu do Internetu zlokalizowane będą w centrum miasta oraz na osiedlach, aby umożliwić dostęp jak największej liczbie mieszkańców. System Informacji Lokalnej zawierał będzie bazy adresowo - faktograficzne Jasła i powiatu jasielskiego, komputerową bazę informacji o zbiorach biblioteki z wykorzystaniem międzynarodowych formatów danych. System umożliwi uzyskanie informacji o mieście i regionie, posiadanych zasobach informacyjnych poprzez dostępność baz danych drogą on-line dla wszystkich użytkowników Internetu.
Realizacja projektu przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii zmieni sposób obsługi interesanta w Urzędzie tak, aby załatwianie spraw i monitorowanie mogło być przeprowadzane bezpiecznie, terminowo oraz zgodnie z procedurami jawnymi społecznie.
Wykorzystanie Internetu do rozpoczynania spraw w urzędach to przede wszystkim korzystne dla obu stron ograniczenie wizyt w urzędzie. Interesant będzie miał możliwość wnoszenia spraw drogą elektroniczną przez 24 godziny na dobę, 365 dni w roku i sprawdzenia stanu zaawansowania załatwiania swojej sprawy w dowolnym momencie. W ramach portalu umożliwia użytkownikom nadanie jego sprawie biegu przez wysłanie elektronicznego formularza drogą internetową przy wykorzystaniu opracowanego na podstawie dokumentów papierowych standardowego formularza elektronicznego.

System obiegu dokumentów ma dwa podstawowe zadania. Pierwszym jest porządkowanie dokumentów i zabezpieczenie przed utratą (archiwizacja), drugi to kontrola i zarządzanie ich przepływem. Zastosowanie systemu usprawni obieg dokumentów, umożliwi też śledzenie sposobu załatwiania spraw oraz zapewni kontrolę terminów realizacji. Urząd zyska kontrolę nad sprawami i dokumentami i w każdej chwili może poinformować obywatela, na jakim etapie i w której komórce znajduje się jego sprawa. Co więcej, czas oczekiwania na taką informację jest krótki, system pozwoli bowiem błyskawicznie dotrzeć do dokumentu i informacji, dzięki systemowi wyszukiwania oraz korzystaniu z zestawień, raportów i filtrów. Z poziomu systemu bez problemu można też korzystać z innych systemów informatycznych, funkcjonujących w urzędzie (np. baz danych). System da pełną kontrolę nad stanem załatwiania poszczególnych spraw – z uwzględnieniem daty i czasu wpłynięcia, powstania czy przekazania dokumentów, rejestracji zmian, adnotacji itp. Możliwe będzie prześledzenie całej ścieżki, jaką obiegł dany dokument, z wglądem we wszystkie zmiany, jakim podlegał. Łatwiejszy dostęp do zgromadzonych w jednym miejscu i pokatalogowanych zgodnie z regułami dokumentów będzie oznaczał krótszy okres załatwiania sprawy konkretnego obywatela oraz lepszą informację. Podstawowa zaletą elektronicznego obiegu dokumentów i spraw będzie rezygnacja z przesyłania i powielania dokumentów w formie papierowej. Poza obniżką kosztów funkcjonowania administracji, utrudni czy wręcz uniemożliwi „papierowe kombinacje” – antydatowanie dokumentów, ich celowe gubienie, fałszowanie. Stworzona zostaje nowa możliwość archiwizacji, grupowania i przeszukiwania danych. Dla pełnego utworzenia jednostki e-Urzędu należy jeszcze wdrożyć odpowiedni system zarządzania i opracowywania dokumentacji elektronicznej oraz obsługi centrów informacyjnych.