Optymalizacja procesów zakupowych w firmie
Zaskakujący jest fakt, że wiele firm nie uznaje zakupów w firmie za kluczową czynność związaną z działalnością. Dopiero ze wzrostem firmy i wzrostem zaangażowanego kapitału zagranicznego rośnie świadomość konieczności zastanowienia się nad kosztami dokonywanych zakupów i próbami ich uporządkowania.
Tymczasem optymalizacja procesów zakupowych w firmie ma immanentne znaczenie także dla niewielkich jednostek. Warto wdrożyć program, który pozwoli na kontrolę i znaczne obniżenie kosztów z tym związanych. Niech przykładem tuta będą duże korporacje z kapitałem zagranicznym, które tworzą wyspecjalizowane działy zajmujące się tylko zakupami. Pierwszym ważnym zadaniem będzie powołanie jednostki odpowiedzialnej za zakupy. Jedna osoba lub dział będzie posiadać niepodzielną odpowiedzialność za dokonywane decyzje zakupowe. Tym sposobem będzie jasna sytuacja do kogo należy zwrócić się z wszelkimi potrzebami, kto tym zarządza, kto ma wiedzę o kosztach. Nie powstaną także koszty zakupów dokonanych poza planem przez osoby do tego nieupoważnione. Pozwoli to także na ujednolicenie wszystkich artykułów pojawiających się w firmie. Jednostka powinna podlegać bezpośrednio pod zarząd co pozwoli na sprawne kontrolowanie kosztów. Od tego zaczyna się proces. W ramach powstałego działu należy każdy zakup planować.
Plan musi zawierać informacje historyczne, które pozwolą na ulepszenie dotychczasowej procedury. Nie warto przywiązywać się do jednego dostawcy z sentymentu, bo do tej pory nikt nie narzekał. Rynek zmienia się, pojawiają się nowe oferty, nowe ceny. Mając wiedzę na ten temat możemy poczynić znaczne oszczędności poprzez zmianę dostawcy, negocjacje, porównanie cen, zmniejszenie liczby pośredników. Konieczne będzie prowadzenie statystyk, z których jasno wynikały będą aktualne wydatki, które będą także pomocą przy kolejnych zakupach. Nie warto zawierać umów dłuższych niż rok. Zamyka to możliwość negocjowania cen wraz ze zmianą warunków gospodarczych. Nawet nie planując kolejnego zakupu warto prowadzić zapisy informacji o dostawcach.
Robiąc to na bieżąco nie spadnie to na nas w momencie zakupu. Dla uporządkowania wszystkich informacji ważna jest informatyzacja. W dzisiejszych czasach nikt nie wyobraża sobie archiwizacji i zbierania danych w formie papierowej. To pozwoli na zaoszczędzenie nie tylko pieniędzy ale także czasu. Nie warto także kupować produktów, których brak wynika z nagłego zapotrzebowania. Zapobiegniemy temu tworząc odpowiednie zapasy. Robiąc rzadsze ale większe zamówienia zaoszczędzimy, ale także wykonamy cały proces mniejszą liczbę razy. Nie warto rozpoczynać całej procedury dla jednego przedmiotu, który spokojnie może czekać w zapasie.
http://www.primesoft.pl/
Trzeba też mieć odwagę i przystawać na nowe rozwiązania. Powtarza się tutaj sytuacja
z sentymentalizmem, przyzwyczajeniem. Skoro możemy ułatwić sobie jakiś proces to zróbmy to. Nie bazujmy na dotychczasowym doświadczeniu, które jest dobre. Skoro może być lepsze to warto zaryzykować. Kluczem do wszystkich zmian jest jednostka (lub jedna konkretna osoba), która wszystkie zakupy będzie miała pod swoją kontrolą, będzie rozwijała się w tym kierunku i nie potraktuje zakupów jako czynność niezbędna, ale bez znaczenia dla prowadzonej działalności. Warto tutaj opierać się na dużych firmach, także tych zagranicznych, które traktują zakupy w firmie jako element działania strategicznego.
Nie trzeba firmom produkcyjnym tłumaczyć jak ważne jest wybranie odpowiedniego dostawcy półproduktów, opakowań, materiałów. Te doświadczenia warto przełożyć na każdy zakup dokonywany w firmie.
Materiał zewnętrzny
