Obowiązek posiadania skrzynek e-doręczeń dla firm KRS od 1 kwietnia 2025

Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń. Jest to nowy wymóg, który ma na celu usprawnienie komunikacji między firmami a administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania tradycyjnych listów poleconych.

Co oferuje skrzynka e-doręczeń?

System e-Doręczeń oferuje wiele korzyści dla przedsiębiorców:

Oszczędność czasu i kosztów: Nie musisz już drukować, kopertować ani wysyłać korespondencji papierowej. Wszystko odbywa się online, co pozwala zaoszczędzić na znaczkach i wizytach na poczcie.
Bezpieczeństwo i wygoda: Korespondencja elektroniczna jest równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Możesz odbierać i wysyłać dokumenty z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
Natychmiastowe powiadomienia: Otrzymujesz natychmiastowe powiadomienia o otrzymanej korespondencji, co pozwala na szybką reakcję.

Co wyróżnia skrzynki Certum od innych?

Tylko Certum posiada 3 możliwości: wysyłki listów poleconych, z potwierdzeniem odbioru i potwierdzeniem odbioru z podpisem elektronicznym.
Zakładając skrzynkę Certum w Optimeks Sp. z.o.o. załatwiamy wszystkie formalności za Ciebie w tym nadanie numeru ADE przez ministra właściwego ds. informatyzacji
Jeśli będziesz miał kłopoty Optimeks Sp. z o.o. jako autoryzowany partner Certum pomoże w wdrożeniu i rozwiązywaniu ewentualnie występujących problemów. Masz specjalistyczną lokalnie firmę, na którą możesz liczyć.

Kilka ważnych pojęć związanych z e-doręczeniami:

Do realizacji Ustawy zostało w Polsce wybranych 5 operatorów, w tym Asseco Data System.

Obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń wprowadza Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych z późniejszymi zmianami.

Poniżej w tabeli harmonogram wejścia obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych dla wybranych grup.

Co to jest baza adresów elektronicznych (BAE)?

Baza Adresów Elektronicznych jest rejestrem publicznym. Prowadzi ją i zarządzą nią minister właściwy ds. informatyzacji.

Co to jest ADE?

ADE to skrót od adres do doręczeń elektronicznych. Jest niezbędny do wysyłania i odbierania e-Doręczeń. Jest to unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata i nadawcy adres, który wymaga potwierdzenia tożsamości właściciela podczas jego zakładania.

Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Ile można mieć adresów ADE?

Jeden podmiot ma jeden adres ADE. Wyjątkiem są adwokaci, notariusze, radcy prawni, którzy mogą mieć dodatkowy adres na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej bądź wykonywania zawodu albo czynności służbowych.

Jak założyć skrzynkę e-doręczeń w Optimeks Sp. z o.o.?

Optimeks Sp. z o.o. jako autoryzowany partner Centrum Certyfikacji Certum Asseco Data Systems S.A., oferuje łatwy i szybki proces zakładania skrzynek e-doręczeń. Usługa publiczna jak i kwalifikowana zapewnia pełne bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych z późniejszymi zmianami.

Aby założyć skrzynkę e-doręczeń w Optimeks Sp. z o.o., wystarczy:

Skontaktować się z nami w celu ustalenia wariantu skrzynki.
Podać mailowo niezbędne dane swojej firmy. Do założenia firmowej skrzynki cyfrowej jest uprawniona osoba reprezentująca firmę i wymieniona w KRS lub CEIDG lub pełnomocnik, który otrzyma formularz pełnomocnictwa do podpisu po wypełnieniu podstawowych danych firmy (podobnie jak przy zakładaniu podpisu elektronicznego z dodatkowymi danymi)
Potwierdzić tożsamość: Weryfikacja tożsamości odbywa się w Optimeks Sp. z o.o. ul. Słowackiego 5, 38-200 Jasło.
Zawrzeć umowę: Poprzez podpisanie na tablecie cyfrowej umowy na Twoją skrzynkę e-doręczeń przez osobę uprawnioną lub pełnomocnika w siedzibie naszej firmy.

Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania skrzynki e-Doręczeń Certum w przypadku składania wniosku na firmę (CEiDG, KRS) lub dla osób wykonujących zawód zaufania publicznego?

Poniżej wyszególnione zostały konieczne dokumenty, które są wymagane w procesie wnioskowania o skrzynkę e-Doręczeń Certum w zależności od typu skrzynki i roli wnioskodawcy:

pełnomocnictwo (o założenie skrzynki lub zmianę właściciela)
KRS, NIP, Regon (dla firm prawa handlowego)

odpis CEIDG z danymi niejawnymi (taki odpis może pobrać tylko właściciel firmy dla firm prawa cywilnego)

Gdy wnioskujemy o skrzynkę e-Doręczeń (w ścieżce wnioskowania z certyfikatem kwalifikowanym) w roli wnioskodawcy: osoba wykonująca zawód zaufania publicznego.
Gdy wybieramy typ skrzynki: osoba wykonująca zawód zaufania publicznego.

Legitymację zawodową

Co w przypadku, gdy już masz nr ADE i założyłeś u operatora, z którego jesteś niezadowolony?

Nie ma problemu. Możesz przenieść skrzynkę z nr ADE do Certum. Skontaktuj się z nami.

Jaki koszt:

Wysyłka listów poleconych, poleconych z potwierdzeniem odbioru, poleconych z potwierdzeniem odbioru i podpisem elektronicznym jest BEZPŁATNA dla obywateli, firm i innych podmiotów niepublicznych, w tym zawodów zaufania publicznego dla wysyłek firma/obywatel – urząd/podmiot publiczny. Liczba listów bez ograniczeń dla usługi publicznej.

Płatna dla wysyłek firma – firma, firma - obywatel lub obywatel - firma. Koszt takiej wysyłki jest znacznie niższy niż wysyłka tradycyjną pocztą z naklejonym znaczkiem i uzależniony jest od ilości wysyłanych rocznie przesyłek. Najmniejszy płatny pakiet 5 listów na rok dla usługi kwalifikowanej to 9 zł netto.

Poniżej porównanie dostępnych skrzynek. Dla Klientów posiadających wyższe wymagania dostępna jest wersja Enterprise, która jest wyceniana indywidualnie w zależności od potrzeb. Doładowanie skrzynki e-Doręczeń jest bardzo proste i odbywa się za pomocą kodów które są wysyłane na maila.

Podsumowanie

Obowiązek posiadania skrzynek e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku to krok w stronę cyfryzacji i usprawnienia komunikacji między firmami i administracją publiczną. Optimeks Sp. z o.o. oferuje niezawodne i bezpieczne rozwiązania, które pomogą Twojej firmie spełnić nowe wymagania i czerpać korzyści z elektronicznej korespondencji. Załóż skrzynkę e-doręczeń Certum w Optimeks Sp. z o.o.Skontaktuj się z nami telefonicznie: 13 4485571 lub mailowo optimeks@optimeks.com.pl już dziś i dołącz do grona nowoczesnych przedsiębiorstw!

Optimeks – i jesteś w śród najlepszych…

Artykuł sponsorowany