Cyfryzacja HR w firmach MŚP w Jaśle - jak rozwiązania HR wspierają lokalny biznes

Wg, danych GUS, w Jaśle dominują mikrofirmy zatrudniające od 0-9 pracowników. Stanowią 95% wszystkich podmiotów gospodarczych. Małe i średnie firmy to około 100 podmiotów. Dane statystyczne nie odzwierciedlają jednak dokładnie faktycznej struktury zatrudnienia w jasielskich firmach, wiele z nich decyduje się bowiem na współpracę na B2B z podmiotami prowadzących działalność gospodarczą czy zatrudnianie pracowników w oparciu o umowy cywilno-prawne.

To sprawia zaś, że zarządzanie pracownikami staje się jeszcze bardziej kłopotliwe i nierzadko wymaga łączenia danych z różnych obszarów – programów kadrowych przechowujących dane pracowników na Umowie o Pracę oraz danych z innych źródeł, przechowujących dane o współpracownikach B2B czy osób na zleceniach.

Elektroniczne wnioski o urlop jako pierwszy krok cyfryzacji

Przymierzając się do cyfryzacji informacji o pracownikach firmy najczęściej decydują się na wdrożenie zarządzania urlopami. Wynika to z tego, że z jednej strony zgodne z prawem zarządzanie urlopami to konieczność przy umowach o pracę, a z drugiej to właśnie w tym obszarze HR najczęściej dochodzi do błędów.

Tradycyjny system zarządzania urlopami oparty na papierowych wnioskach i arkuszach kalkulacyjnych generuje liczne problemy:

Czasochłonność obiegu dokumentów między pracownikiem, przełożonym i działem HR.
Ryzyko zagubienia wniosków i błędów w ewidencji.
Trudności w planowaniu zasobów i kontroli wykorzystania urlopów.
Brak transparentności procesów zatwierdzania.
Problemy z zarządzaniem nieobecnościami w firmach, które zatrudniają pracowników na różne typy umów.

Automatyzacja wniosków urlopowych przynosi wymierne korzyści:

oszczędność czasu dzięki automatycznemu obiegu dokumentów,
redukcję błędów przez walidację danych,
przejrzystość statusu wniosków dla wszystkich stron
oraz centralną ewidencję wszystkich nieobecności.

A przy tym, wybierając dobrej klasy system, można stosować ją w firmach o różnej strukturze zatrudnienia → sprawdź funkcjonalności elektronicznych wniosków urlopowych.

Pracownicy zyskują poczucie sprawczości dzięki samoobsłudze, menedżerowie mają lepszy wgląd w zasoby zespołu, a HR może skupić się na zadaniach strategicznych zamiast administracyjnych.

Ile to kosztuje?

Dla wielu firm z Jasła barierą w digitalizacji HR jest koszt. Tymczasem przy wyborze odpowiedniego rozwiązania nie musi być wcale wysoki.

Zakładają, że firma zatrudnia 15 pracowników na Umowę o Pracę i 15 na zlecenie lub B2B koszt narzędzia pozwalającego na zarządzanie urlopami i delegacjami to zaledwie 240 zł miesięcznie (na przykładzie tomHRM stan na lipiec 2025 r.).

Przy większych firmach koszt spada – dla firmy zatrudniającej 70 pracowników w dowolnej formie, to kwota około 320 zł miesięcznie (koszt na osobę mocno spada) a dodatkowo otrzymujemy bezpłatnie kartotekę pracownika i wizualizację struktury firmy.

Potencjalny zwrot z inwestycji w taki system można sprawdzić tu → https://tomhrm.com/roi-w-hr/

Korzyści biznesowe z digitalizacji HR dla firm z Jasła

Redukcja kosztów administracyjnych to pierwsza wymierna korzyść z elektronizacji procesów urlopowych. Cyfryzacja procesów HR redukuje koszty związane z administracją, papierowymi dokumentami oraz ręcznym przetwarzaniem danych.

Poprawa efektywności procesów HR następuje przez:

automatyzację rutynowych zadań,
redukcję błędów,
scedowanie niektórych działań bezpośrednio na pracowników (self – service)

co pozwala specjalistom HR skupić się na rozwoju talentów i budowaniu kultury organizacyjnej.

Centralizacja danych personalnych w jednym systemie umożliwia lepsze podejmowanie decyzji personalnych oraz generowanie raportów potrzebnych do analizy trendów w organizacji.

Wsparcie dla pracy zdalnej i hybrydowej staje się kluczowe w obecnych realiach - elektroniczne systemy HR umożliwiają zarządzanie zespołami niezależnie od ich lokalizacji, zapewniając jednakowe procedury dla wszystkich pracowników.

Dzięki rozwiązaniom takim jak tomHRM, który wraz z modułem wniosków od razu oferuje bezpłatnie takie dodatki jak wizualizacja struktury firmy czy kartoteka pracownika, która pozwala w jednym miejscu przechowywać wszystkie dane, małe i średnie firmy w Jaśle mogą rozpocząć cyfryzację od modułów najbardziej potrzebnych, stopniowo rozbudowując system zgodnie z rosnącymi potrzebami organizacji.

Artykuł sponsorowany